Catalogazione
Per monitorare tutto il processo di raccolta e conservazione del campione nella Banca e per una successiva rielaborazione delle informazioni legate al campione, è necessaria la sua catalogazione. Pertanto la scheda di campo, specifica per la raccolta del germoplasma, deve essere compilata con molta cura ed utilizzata ogni qual volta si proceda ad un prelievo di materiale riferito ad una sola entità, in una sola stazione e in un'unica data. A questa scheda la banca attribuirà successivamente il codice di identificazione del lotto che diventerà il "numero di accessione". Quando si effettua la raccolta del materiale, pertanto, è fondamentale avere cura di indicare su etichette o cartellini i dati basilari per poter agevolare il riconoscimento del campione e limitare ogni dubbio di identificazione. Inoltre, il campione va sempre accompagnato da una lista riepilogativa del contenuto del collo, con l'indicazione di tutto il materiale raccolto e un recapito completo del raccoglitore in modo da poterlo facilmente rintracciare nel caso dovessero sorgere dubbi di qualsiasi natura sul materiale prodotto e nel caso sia richiesto un certificato fitosanitario. Sarà compito del curatore della banca controllare il contenuto degli involucri e verificarne la rispondenza con la documentazione allegata. Il trasferimento di germoplasma vegetale può diffondere patologie o agenti patogeni. In considerazione di ciò, molti Paesi hanno elaborato una legislazione che regola l'ingresso e in alcuni casi anche il movimento interno delle piante.
